Lietuvos buhalterių kabinetuose tyliai vyksta revoliucija. Žmonės, kuriuos įpratome laikyti konservatyviausiais verslo pasaulyje, masiškai atsisveikina su programine įranga, kuria pasitikėjo dešimtmečius. Pokalbiai su daugiau nei 50 apskaitos specialistų atskleidė, kad perėjimas nuo senų sistemų prie šiuolaikinių sprendimų nėra tik mados užgaida – tai ekonominis būtinumas, kurį galima pagrįsti ir skaičiais. „Po 15 metų darbo su ta pačia programa niekada nemaniau, kad kažkas mane privers keistis. Bet kai pamačiau, kiek laiko galiu sutaupyti su naująja sistema, sprendimas tapo akivaizdus,” – pasidalino Vilniaus buhalterinių paslaugų įmonės vadovė, neseniai atnaujinusi visą apskaitos infrastruktūrą.
Ekonominis perėjimo pagrindimas
Skaičiai kalba patys už save. Vidutinis buhalteris, aptarnaujantis 10 įmonių, vien sąskaitų faktūrų suvedimui senose sistemose sugaišta maždaug 25 valandas per mėnesį. Šiuolaikinėse sistemose su automatizuotu sąskaitų nuskaitymu tas pats darbas užima vos 4 valandas. Tai reiškia 21 valandos sutaupymą, arba finansine išraiška – 3780 eurų per metus, skaičiuojant pagal vidutinį 15 eurų valandinį įkainį. O kur dar automatinis banko išrašų importas, sutaupantis dar 5 valandas per mėnesį, ir automatinės mokesčių ataskaitos, eliminuojančios 8 valandų darbą kas ketvirtį. Bendra laiko ekonomija gali siekti net 384 valandas per metus – tai beveik du mėnesiai darbo laiko, kurį buhalteriai gali skirti vertingesnėms užduotims arba papildomiems klientams aptarnauti.
Tačiau ne vien laiko ekonomika skatina pokyčius. Senų apskaitos sistemų keliamos problemos tampa vis sunkiau pateisinamos technologiškai pažengusiame pasaulyje. Statistika rodo, kad 67% šiuolaikinių verslo sistemų negali efektyviai integruotis su senomis apskaitos programomis, 82% senų sistemų neturi mobiliosios prieigos galimybių, o 93% jų nebeturi automatizuotų atnaujinimų, įgyvendinančių teisės aktų pakeitimus. Rankinis duomenų įvedimas senose sistemose sąlygoja maždaug 1% klaidų dažnį, o tai reiškia, kad vidutinė įmonė, apdorojanti 6000 operacijų per metus, susiduria su maždaug 60 klaidų. Šių klaidų taisymas atima 30 valandų per metus, o nepastebėtos klaidos gali kainuoti apie 1800 eurų papildomų nuostolių.
Saugumas kaip lemiamas veiksnys
Galbūt labiausiai nerimą keliantis aspektas – senų sistemų saugumo spragos. Tyrimo duomenys rodo, kad 78% senų apskaitos programų nebeturi reguliarių saugumo atnaujinimų, 64% jų neturi šiuolaikinių šifravimo protokolų, o 89% stokoja dviejų faktorių autentifikacijos. Vieno duomenų saugumo pažeidimo kaina mažai įmonei gali siekti nuo 21 000 iki 35 000 eurų, įskaitant tiesioginius ir netiesioginius nuostolius. „Jokia apskaitos programa nėra verta tokios rizikos,” – teigia IT saugumo ekspertas, konsultuojantis finansų sektoriaus įmones.
Nors naujos sistemos reikalauja investicijų ir mokymosi, jų teikiama nauda akivaizdi. Realaus laiko finansinės įžvalgos leidžia verslams 15% sumažinti likvidumo krizes ir 12% tiksliau prognozuoti biudžetą. Nuotolinio darbo galimybės, kurias užtikrina debesijos sprendimai, tapo neįkainojamos po COVID-19 pandemijos. Bet galbūt svarbiausia – šiuolaikinės sistemos atveria kelią strateginiam buhalterių vaidmeniui įmonėse. Tai kelia natūralų klausimą: kokią apskaitos programą pasirinkti, kad ji būtų ir patogi naudoti, ir saugi informacijos požiūriu? Atsakymas priklauso nuo konkrečių verslo poreikių, tačiau akivaizdu, kad investicija į šiuolaikinę apskaitos sistemą nėra vien išlaidos – tai žingsnis į efektyvesnį, saugesnį ir konkurencingesnį verslo modelį.